Oft gestellte Fragen ...

Ein Arbeitnehmer kann mehrere Fahrräder / E-Bikes leasen, wenn der Arbeitgeber dies zulässt. Ist die gleichzeitige private Nutzung der verschiedenen, auch privat genutzten Firmenwagen jedoch so gut wie ausgeschlossen, weil die Nutzung durch andere zur Privatsphäre des Arbeitnehmers gehörenden Personen (z.B. Ehefrau, Kinder) nicht in Betracht kommt, so ist für den Ansatz der reinen Privatfahrten mit der "0,25%" Regelung vom Bruttolistenpreis des überwiegend genutzten Fahrzeugs auszugehen. Hat die Ehefrau kein eigenes E-Bike, muss er den Sachbezug für das zweite E-Bike auch versteuern (2 x "0,25%" vom Bruttolistenpreis).

Vor jedem Dienstrad stellt sich die Frage: Wer bezahlt es? Arbeitgeber und Arbeitnehmer können sich die Kosten teilen, sie können sie aber auch jeweils selbst finanzieren. Übernimmt der Angestellte die Kosten, wird ein Teil seines Bruttogehaltes für die monatliche Ratenzahlung oder die Leasinggebühr abgezweigt. Damit wandelt der Arbeitnehmer diese kleine Menge seines Entgeltes in eine Sachleistung um. Bei einer reinen privaten Finanzierung würden die Raten nicht vom Brutto-, sondern vom Nettogehalt abgehen. Den Angestellten spendiert der Staat gewissermaßen einen Teil des Kaufpreises. Werden die Anschaffungskosten vom Arbeitgeber übernommen, ist die Ersparnis für den Mitarbeiter natürlich ungemein größer. Hier bekommt der Angestellte das Dienstrad gewissermaßen zum Nulltarif.

Im Falle der Gehaltspfändung hat der Arbeitgeber vom Nettogehalt bis zur Pfändungsfreigrenze die entsprechenden Beträge einzubehalten. Sofern bezüglich des Sachbezugs, der vom Arbeitgeber einbehalten wird, keine Vereinbarung getroffen wird, ist dieser nicht vorrangig, sondern ein Pfändungsgläubiger würde im Rang vorgehen. Um die Vorrangigkeit zu erreichen, müsste vereinbart werden, dass in der Höhe des Sachbezuges, der monatlich einzubehalten ist, der Arbeitgeber entsprechende Ansprüche vorrangig aus dem Nettogehalt verrechnen kann und sich insoweit etwaige Ansprüche des Arbeitnehmers abtreten lässt. Letztendlich obliegt es jedoch dem Arbeitgeber, diese Eventualitäten über den Überlassungsvertrag festzulegen.

Bei der Zurverfügungstellung der Fahrräder / E-Bikes kann eine Gehaltsumwandlung erfolgen, wobei dieser Gehaltsumwandlungsbetrag nicht mit dem anzusetzenden Sachbezug identisch sein muss. Der in der Gehaltsabrechnung anzusetzende Sachbezug ist sozialabgabenpflichtig und auch lohnsteuerpflichtig, wie wenn Gehalt in dieser Höhe gezahlt worden wäre. In der Gehaltsabrechnung muss daher der Sachbezug bei der Bruttoabrechnung aufgenommen und bei der Auszahlung dann ebenfalls als Nettobetrag in Abzug gebracht werden. Hierdurch werden die Sozialabgaben und die Lohnsteuerbeträge in Abzug gebracht.

Die Leasinggesellschaft kündigt den Leasingvertrag nur bei Nichtbezahlen der Leasingrate.

Der Leasingnehmer ist der Arbeitgeber und nicht der Arbeitnehmer. Mit dem Überlassungsvertrag überlässt der Arbeitgeber das Firmenfahrrad an den Mitarbeiter. Es werden die Rechte und Pflichten des Arbeitnehmers festgehalten.

Die Möglichkeit, den Vertrag auf den Arbeitnehmer umzuschreiben besteht nicht. Jedoch wäre bei Weitergabe an einen anderen Nutzer durch den Arbeitgeber dieser der Leasinggesellschaft nur bekanntzugeben. Die Ratenzahlungen würden wie gewohnt über den Arbeitgeber laufen.

Diese Sonderfälle sind individuell mit dem Arbeitgeber abzustimmen. Der Arbeitgeber steht als Leasingnehmer im Vertragsverhältnis mit der Leasinggesellschaft. Grundsätzlich ist es auf Anfrage möglich, dass der Mitarbeiter das Rad mit zu seinem neuen Arbeitgeber nimmt, dafür wird der Vertrag auf den neuen Leasingnehmer umgeschrieben.

Aus steuerrechtlicher Sicht empfehlen wir einen Arbeitgeberzuschuss von min. 3,33 Euro. Der Arbeitgeber übernimmt somit über den gesamten Leasingzeitraum die Kosten des jährlichen UVV-Sicherheitschecks in Höhe von 120 Euro, monatlich 3,33 Euro. Die Höhe des Arbeitgeberzuschusses kann je nach Arbeitgeber individuell hoch sein. Da die wirtschaftliche Zurechnung des Leasingobjektes stets beim Arbeitgeber liegen muss, ist dieser zu jeder Zeit für die Erfüllung der Vertragspflichten verantwortlich (z.B. auch bei Ausscheiden des Mitarbeiters). Für die Implementierung des Leasingkonzeptes sowie für die Bearbeitung der Leasinganträge entsteht ein zusätzlicher Aufwand in der Personalabteilung.  Das Dienstradtool ermöglicht eine einfache, schnelle und digitale Vertragsabwicklung - somit wird der Personalaufwand möglichst gering gehalten.

Wie der Dienstwagen, ist auch das Dienstfahrrad / E-Bike eine attraktive Form der Gehaltsumwandlung bzw. der Mitarbeitermotivation. In Form einer Gehaltsumwandlung fördern Arbeitgeber clevere Zweiradmobilität für alle Mitarbeiter. Vom heute durchweg positiven Image des Fahrrads können Unternehmen in ihrer Außenwirkung profitieren. Umweltschutz, Verkehrsverbesserung und gesundheitliche Prävention sind entsprechende Argumente. Es ergibt sich für Unternehmen zudem ein direkter Kostenvorteil. Durch das Einsparen der Sozialabgaben entsteht über eine Laufzeit von drei Jahren ohne Kapitalaufwand eine Kostenreduktion von oftmals 500 Euro je Angestellten.

Dies wird im Überlassungsvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer festgehalten.  Es ist zu beachten, dass der Arbeitnehmer für etwaige durch Dritte verursachte Schäden haftet.

Bei dieser Frage hilft eine einfache Faustregel: Alles, was fest mit dem Fahrrad verbunden ist, zählt zur Ausstattung und wird daher als Bestandteil der Anschaffungskosten betrachtet. Einzige Ausnahme ist das Schloss, welches ebenfalls leasingfähig ist.

Nach §8 Absatz 2 Satz 8 EstG wird als monatlicher Durchschnittswert der privaten Nutzung 1 Prozent auf die auf volle 100 Euro abgerundeten Viertel der unverbindlichen Preisempfehlung ("0,25%") des Händlers einschließlich der Umsatzsteuer festgesetzt - damit darf das Fahrrad in vollem Umfang privat genutzt werden.

Die 30 Cent/ Kilometer dürfen in der Steuererklärung weiterhin geltend gemacht werden.